Bokföring blir lätt likställt med att sortera kvitton. Först få koll på var de är, sedan sortera i ordning, tejpa upp på A4-papper och i bästa fall hitta en rimlig ordning i den där pärmen där allt enligt lagen ska förvaras i sju år. Och så den där frustrationen när ett kvitto saknas. Om du är bekant med känslan är du inte ensam. Inte ens redovisningsbyråer gillar kvitton.

"Många tänker att redovisningsbyråer är några som verkligen gillar papper, kvitton och siffror. Men vi gillar ju människor och entreprenörer! Vi ser helst att man slipper dubbeljobbet och skickar in kvitton digitalt direkt", säger Joakim Lindh, vd för redovisningsföretaget Trimero, i Nästa steg, Vad Vi Vets podd om företagande.

Jobba dubbelt? Han syftar på att det att det tar längre tid att spara och sortera kvitton för att sedan åka in till redovisningskonsulten med dem, jämfört med att fota av kvittona med en app direkt efter inköp och skicka iväg automatiskt till bokföringsprogrammet.

Kvittoappen är steg ett i att bli mer effektiv. Den läser av datum, moms och annat smått och gott som du sedan slipper mata in manuellt. Ännu mer effektiv blir du om du går till källan, menar Lindh. Alltså klurar ut hur du kan göra för att inte få några kvitton på papper över huvud taget.

"Nittio procent kan du säkert få digitalt från första början och då slipper du mycket av problemet du har med fysiska underlag. Det är inte jättekul med en massa pärmar hemma med kvitton." Sparar du allt digitalt räcker det med att ha underlagen i bokföringssystemet. Hej då pärmar, alltså.

En annan poäng med att få kvittona digitalt i stället för på papper är förstås att du vet var de är, menar Lindh. Det är just när det gäller kvitton som vi gör fel – och då kan det ta tid att reda ut.

När du väl fått in alla kvitton digitalt vidarebefordrar du dem till den mejladress som de flesta affärssystem har för kvitton. "Då får du just det automatiserade flödet", säger Lindh. Det här är själva grejen, om man ska tro honom. Att digitalisera – alltså att se till att alla underlag kommer in digitalt – är en sak. Men om du verkligen ska spara tid och pengar gäller det att automatisera processer. Att ha program som jobbar för dig, och som minimerar behovet av handpåläggning av dig eller din redovisningskonsult.

På samma sätt som du ska få in leverantörsfakturor och kvitton digitalt ska du förstås utnyttja affärssystemet för att få iväg fakturor – och bokföra när de är betalda – med så liten insats från din sida som det bara går.

Så fick de koll på hur företaget faktiskt gick

Att förändra sina bokföringsrutiner förändrade hur Camilla Skoog och hennes man driver och förstår sin verksamhet, jaktbutiken On Target i Växjö. Efter varje månadsslut satte sig Skoog för att stansa in leverantörsfakturor och kassarapporter. Innan de fick grepp om hur det gått en månad behövde de bokföra allt, och innan det var klart hade det i regel gått en månad till. Att byta bokföringsprogram och digitalisera sina informationsflöden gjorde det möjligt att koppla ihop olika system och få en överblick man tidigare saknat, förklarar Skoog.

"På det sättet fick vi en helt annan bild. Hur ser det ut? Hur mycket pengar ska ut nästa vecka? Då kunde vi också se hur mycket pengar som kommer in med kundfakturorna. Vi kunde göra kalkyler och fick en känsla för när i månaden vi säljer mest och när vi säljer minst."

Till vardags arbetar Camilla Skoog på Fortnox, ett affärssystem som också hanterar bokföring, och det är förstås det systemet som jaktbutiken använder sig av idag. Realtidsöverblicken över verksamheten har gjort makarna Skoog till bättre företagare. De behöver inte längre förlita sig på data som hunnit bli inaktuell utan kan se vilka veckor det går lite sämre och kompensera det genom att addera.

Men sättet som On Target skötte företaget var inte unikt. Skoog berättar att många företag fortfarande lämna över fakturor och kvitton till sin redovisningskonsult en gång i månaden. Återkopplingen kommer då i slutet av nästa månad eller strax innan momsen ska betalas.

"Det är inte så proaktiv rådgivning du får då", konstaterar Skoog. Att bara titta på företagskontot och tycka att man har koll den vägen ger hon inte heller mycket för. Man kan exempelvis ha glömt att lägga in en faktura, eller missat att betala in avgifter. "Då kvittar det hur mycket pengar du har på banken."


Så effektiviserar du dina flöden

[Faktarutan görs i samarbete med Almi, som också sponsrar avsnittet. För information om vad Almi kan göra för dig läs mer på almi.se/tasteget]

Idris Danishmand är rådgivare på Almi i Västerås och stöttar företagare som vill digitalisera pappersarbetet. Han har två råd till den som

  • Kartlägg behovet. Det är lätt att kasta sig över allt på samma gång, men kartlägg och se vilken åtgärd som gör störst skillnad först. Börja där.
  • Ta en sak i taget. När du väl sett att det gick bra med det första steget är det så mycket lättare att ta sig an nästa och nästa … Då kommer inte ett bakslag kunna få dig att ge upp.

Lyssna och lär dig mer om hur du kan automatisera din redovisning

I avsnittet fördjupar vi oss ännu mer i ämnet, och du får bland annat höra:

  • Joakim Lindh, Trimero, berätta om vilken fråga du måste ställa dig själv kring ditt företagande och som avgör hur du ska sköta din admin.
  • Camilla Skoog, Fortnox, förklara vad ett automatiserat flöde egentligen betyder och vad som krävs för att komma tid.

Du hittar podden på Spotify, Apple Podcasts, Acast, Google Podcasts + i alla andra poddappar. Ladda ner avsnitt 14 nu!