Avgörande för en vinnande offert är att formulera den så att man inte tappar intresse. Alla som någon gång skrivit en offert vet att det låter enklare i teorin än det är i praktiken, så vi tog hjälp av två proffs för att skapa en struktur som funkar.

En offert ska inte bara beskriva vad du erbjuder och vad det kostar. Det är ett sätt att beskriva vilket värde du skapar, och därmed motivera prissättningen för det värdet. Lyckas du inte motivera kostnaden eller nyttan är risken stor att du inte får affären. En av de största missarna som man gör är att man försöker skriva alldeles för komplicerade offerter.

Det konstaterar Payman Hazheer, vd för den framgångsrika retailbyrån Workshop, i avsnitt 13 av Vad Vi Vets företagarpodd Nästa steg som handlar om hur man skriver vinnande offerter. Han varnar för att försöka framstå som så professionell som möjligt i sina offerter, då detta lätt leder till att man inkluderar komplexa beskrivningar och högtravande ord. På Workshop kallar det sånt för att skriva offert med lösskägg. ”Det har blivit ett begrepp hos oss. 'Ta av dig lösskägget!' säger vi när vi ser en dålig offert”, berättar Hazheer.

Trots goda intentioner, leder detta alltför ofta till att man istället tappar kunden. Förstår kunden inte vad det står i offerten så kan de tro att de luras in i något krångligt avtal eller att de köper grisen i säcken. "Kalla en spade för spade! Tänk ur kundens ögon: vad vill kunden se och vad finns det för nytta för kunden? Det är i grund och botten ganska enkelt om man bara håller sig till det!

Det där med att utgå från kundens perspektiv i alla moment i ett offertarbete kan inte betonas nog mycket, säger Payman Hazheer. Fråga dig ”Om jag är kund, hur läser jag offerten då? Vad är viktigt för mig?” Även om det gäller en komplex affär, så ska din offert vara så enkel och tydlig att kunden kan förstå den på nolltid. Med andra ord – inga svåra ord, ingen komplicerad struktur och inga krångliga betalningsmodeller.

Payman Hazheer, vd för retailbyrån Workshop varnar för att krångla till offerterna i onödan. Foto: Anna Hållams för Vad Vi Vet.

Hur förhindrar man då att kunden inte blir chockad av priserna i offerten? Det beror på kundrelationen, menar Hazheer. Om man redan har en god relation kan man absolut förbereda kunden genom att prata priser redan innan offerten skickas ut.

Om man däremot har med en ny kund att göra, kan det vara en bra idé att skriva ett intro i början av offerten som kort och gott beskriver hur du har tänkt och vad förslagen kommer att generera för kunden. Detta skapar en förståelse redan innan man kommit fram till prisförslagen. Kunden läser då kostnaden med vetskapen om värdet som förslaget kommer att skapa för dem.

Gör det enkelt för kunden att fatta beslut

På faktureringstjänsten Billogram skriver man inte offerter, utan "lösningsförslag". Skillnaden? ”Det är egentligen samma sak men lösningsförslag öppnar upp för en diskussion med kunden”, berättar Jenny Treffner. Hon är kundansvarig på Billogram och har lång erfarenhet av att skriva stora, och komplexa offerter. Ett lösningsförslag gör det möjligt att diskutera pris och erbjudande på ett mer öppet sätt, menar Treffner, medan en offert kan uppfattas som huggen i sten.

Treffner säger att det är viktigt att ta reda på syftet med offerten. Varför vill kunden ha en offert och vilka beslutfattare ska den passera? Vet du det kan du anpassa utformning och innehåll efter kundens behov. Ett misstag är att inte fråga hur kunden tänkt att utvärdera offerten och vilka som kommer att vara inblandade i det, menar Treffner. "Det är svårt att skriva en offert utan att ha en bild av hur beslutsfattandet ser ut eller hur beslutsprocessen ser ut."

Så hur länge ska man vänta på kundens återkoppling på offerten? Inte för länge, menar Jenny Treffner. Hon ger rådet att ligga på, men på ett snällt sätt. ”Förhoppningsvis vet du så pass mycket om beslutsprocessen att du vet när det är läge att höra av dig. Men jag tycker att det är bättre att höra av sig en gång för mycket än en gång för lite”. Treffner brukar fråga om offerten kommit fram eller om de har några funderingar, och erbjuder sig samtidigt att komma och presentera offerten om kunden vill det.


Offertskrivande, ur kundens perspektiv

[Faktarutan görs i samarbete med Almi, som också sponsrar avsnittet. För information om vad Almi kan göra för dig - läs mer på almi.se/tasteget]

Eva Dahlberg jobbar på marknadsavdelningen på Almi och har sett många offerter. Vi bad henne förklara vad hon tycker är viktigt i en offert, ur ett kundperspektiv.

  • Börja med en sammanfattning. Förklara bakgrunden till offerten och sammanfatta hur du tänkt kring upplägget. Det är inte alltid den som får offerten som ska signera sen eller håller i plånboken, och den personen kanske inte är insatt i hur saker och ting funkar. En bra offert ska jag kunna sätta i händerna på vem som helst och de ska förstå.
  • Tydlighet är viktigare än pris. Priset säger egentligen ingenting mer än summan. Det är innehållet i offerten som är intressant. Det måste vara väldigt tydligt för mig som kund vad som ingår, vilket resultat vi förväntar oss och när saker ska ske. Det är sånt som gör mig trygg.

Lyssna och lär dig mer om hur du strukturerar en vinnande offert

I avsnittet fördjupar vi oss ännu mer i ämnet, och du får bland annat höra:

  • Payman Hazheer, Workshop, berätta mer om hur han tänker kring prissättning, marginaler när man hyr ut konsulter och den friheten som kommer av att poängtera att kunden har flera olika val.
  • Jenny Treffner, Billogram, om hur man hanterar en prisförhandling och knepet för att aldrig känna sig som en förlorare när kunden vill pruta.

Du hittar podden på Spotify, Apple Podcasts, Acast, Google Podcasts + i alla andra poddappar. Ladda ner avsnitt 13 nu och lyssna senare!