Videomöten är utmanande på många olika sätt. Vi har satt samman sex tips som hjälper dig ha ett så bra möte som möjligt på distans.

1. Blanda inte sociala möten och arbetsmöten

När många sitter hemma är det skönt att se sina kollegor, men det gör också att man bokar in möten som egentligen inte behövs. Avsätt istället tid för sociala möten, exempelvis genom att äta lunch ihop (på distans) eller ta en eftermiddagsfika, och låt resten av era möten bara fokusera på det ni ska avhandla.

2. Testa tekniken först

Det är avgörande att att testa så allt fungerar innan man börjar, speciellt om man använder något man aldrig provat tidigare. Då har man tid att hinna lösa eventuella problem som dyker upp. Är det ett viktigt möte, använd bara teknik du är helt bekväm med.

3. Dagordning

Det här kan låta uppenbart, men det är något som är lätt att missa eftersom många möten på kontoret saknar en ordentlig agenda. På distans blir det avgörande för att hålla mötena korta och effektiva. Lägg in dagordningen i bokningen eller länka till de underlag ni ska diskutera. Då kan alla som närvarar förbereda sig på vad man ska prata om och det blir lättare för dem att följa med i konversationerna under mötet.

4. Inledning

Börja mötet med att alla får säga sitt namn och kanske kort hur de mår. Då känner man dels igen allas röster, och dels får man chans att testa ljudet och se att ingen är mute:ad i onödan och det blir liksom en mjukstart inför mötet.

5. Utse en person till moderator

Det blir enklare om en person håller i mötet och är den som är som en slags moderator, som frågar en person i taget vad de tänker eller om de har något att säga. Då slipper man råka prata över varandra. Ett tips här är också att ordföranden mute:ar alla de som inte pratar för att man ska slippa slammer från ungar som leker i bakgrunden eller vindbrus om man sitter utomhus.

6. Utse en person till sekreterare

Mötet kommer att flyta på mycket bättre då och man slipper försöka kombinera olika anteckningar från alla som närvarat efteråt. Om möjligt, låt anteckningarna växa fram i ett dokument som ni delar i realtid. Så kan flera hjälpa till att dela på bördan samtidigt som det blir mer inkluderande.


Foto på Drottning Silvia och Kung Carl Gustaf: Jonas Ekströmer / TT